Ask the Fuel Expert

Le dilemme des gestionnaires de parcs véhiculaires finalement résolu

Il n’y a rien de très agréable à gérer le budget en carburant d’un parc véhiculaire. Il n’y a rien non plus de très simple à tenter de retracer où sont passés vos capitaux carburant l’année précédente. Il y a souvent une pile de reçus et des pages de facturation, ainsi quelques tableaux de ventilation qui résument l’ensemble, et c’est tout. Et il y a bien des renseignements, de plus, que ces documents ne vous fourniront pas.

N’est-il pas toutefois essentiel de savoir avec quelle efficacité vous consommez votre carburant? N’aimeriez-vous pas savoir quels camions consomment le plus ou consomment trop? Ne serait-il pas utile de pouvoir établir si l’augmentation de coûts en carburant du mois précédent est due à une consommation accrue ou à une simple augmentation des prix à la pompe? Et le rapport entre votre consommation et votre marge de profit, vous intéresse-t-il?

Le carburant représente le coût d’opération le plus élevé après la main d’œuvre. Dans le cas de la main d’œuvre, il est devenu normal et habituel d’effectuer un suivi fréquent de la productivité afin de pouvoir déterminer s’il est nécessaire de rémunérer différemment, de former différemment et de recruter ou de mettre à pied.

Il existe déjà des ressources logicielles qui permettent de gérer tout ceci et qui offrent des rapports automatisés de données.

Des ressources logicielles existent, en fait, également déjà dans le domaine du carburant, mais la plupart des gestionnaires de parcs véhiculaires n’en ont pas conscience ou sont trop routiniers pour essayer.

Un nombre croissant d’entreprises utilisent toutefois dorénavant des systèmes, en ligne, de saisie et d’analyse de données, en matière de carburant; elles découvrent bien vite que ceci non seulement économise le temps et évite bien des frustrations, mais que cela permet aussi de libérer leur personnel d’un onéreux processus et de réaffecter ces employés à des tâches plus satisfaisantes et plus rentables.

Un système se démarque de tous les autres (si l’on peut en croire quelques 4000 clients): la gestion du carburant en ligne (Fuel Management Online ou FMO). La FMO fut inventée voici cinq ans, et depuis elle s’est développée d’un simple système en ligne d’affichage de bons de livraison en un outil global et sophistiqué de gestion s’adressant à tout ce qui touche au carburant. Durant sa croissance, le système a fait bien des jaloux et généré bien des imitations, mais aucune n’est jamais parvenu à reproduire ses capacités.

Dans le cas où vous seriez déjà l’une des entreprises de Fortune 500® qui utilisent la FMO, je vais m’en tenir aux innovations et garder le tout concis. L’essentiel est simple: la FMO organise les données relatives aux transactions de carburant (qu’elles soient saisies lors d’un ravitaillement de véhicule à véhicule, aux centres de ravitaillement à accès sélectif, aux réservoirs et citernes, ou tout simplement téléchargées d’autres dossiers de données) de façon à ce que les gestionnaires soient en mesure de les analyser à partir d’un seul et même point de consultation, sous un format standardisé et uniforme. Cela peut sembler tout simple, mais si vous avez déjà eu à synthétiser des données provenant de sources variées, publiées sous des formats qui différaient, vous saurez de quoi nous parlons : d’incroyables économies de temps, et surtout l’élimination de cette de frustration qui peut être à s’en arracher les cheveux. Une fois que tout est à la bonne place, classé sous des champs qui sont pratiques et logiques, les possibilités sont infinies.

Une précision accrue – Réduisez les tâches administratives onéreuses

Une fois la FMO installée, vous pourrez, d’une part, économiser bien du temps en évitant la collecte manuelle de données en carburant et, d’autre part, obtenir avec précision les renseignements qu’il vous faut pour mieux gérer votre carburant. Plus de devinettes – vous aurez dorénavant des renseignements précis de consommation pour chaque projet et vous pourrez ainsi éliminer tout gaspillage.

Combien d’engins et de véhicules gérez-vous? Combien de projets entreprenez-vous chaque année? Où ces projets sont-ils situés? Les entreprises ne se ressemblent pas, mais les problématiques liées à la gestion du carburant, elles, sont souvent les mêmes dans différents contextes. Même lorsque les projets sont nombreux, variés et élognés, la FMO vous permet de centraliser les rapports de données car la saisie est effectuée lors de chaque ravitaillement. Une puce d'identification par radiofréquence, installée sur chaque engin, enregistre le volume de tout ravitaillement en carburant, ainsi que la date et l’heure de l’approvisionnement. La FMO vous est disponible, que vous utilisiez vos propres camions-citernes, ou que vous ayez recours au service fortemement pratique d’approvisionnement sur vos sites offert par 4Refuel.

L’outil Import Tool™ de la FMO – un remède rapide aux maux de tête

Voici de bonnes nouvelles si vous avez recours à des centres de ravitaillement à accès sélectif pour camions! La FMO a la capacité de recueillir des données de tout centre de ravitaillement à accès sélectif. Ceci veut dire en pratique que si la moitié de votre parc véhiculaire effectue des transports de courtes distances et est ravitaillé de véhicule à véhicule, alors que l’autre moitié effectue des longues distances et utilise des centre de ravitaillement à accès sélectif, vous serez tout de même en mesure d’effectuer un rapprochement comptable à l’égard de tous vos relevés de carburant, à partir d’un seul et même endroit. La FMO possède les moyens d’importer des données de différentes sources et de vous les présenter en un seul et même tableau comptable. Il devient ainsi possible, et même simple, de gérer vos dépenses en carburant par véhicule, par projet, par semaine, par mois ou par an.

L’outil Forecast Tool™ de la FMO – une boule de cristal instantanée

Quand vient le temps de mettre sur pied un budget, vous aurez automatiquement sous la main un modèle sur lequel travaillait, qui sera établi sur vos résultats de l’année précédente. Les calculs fiscaux s’en trouvent simplifiés, puisque tous les renseignements qui sont nécessaires à l’établissement précis de vos déclarations sont déjà disponibles et classés. Toutes vos données peuvent être importées ou exportées aisément entre la FMO et tout logiciel comptable car elle est immanquablement compatible avec votre système de prédilection.

L’outil IFTA Reporting Tool™ de la FMO – réduit la paperasse

J’ai mentionné plus haut que la FMO facilitait le rapprochement des comptes fiscaux. Si vous opérez à l’échelle nationale ou internationale, en traversant des frontières, l’entente internationale concernant la taxe sur les carburants (l’IFTA) vous impose une redevance sur le carburant dans chaque territoire juridique. C’est la loi et cela peut poser bien des problèmes. Imaginez simplement les démarches nécessaires pour distinguer les redevances à régler dans chaque territoire avant même de pouvoir faire vos chèques. Vous vous retrouvez pénalisés par les coûts, du au temps que les calculs peuvent prendre, puis il vous reste encore la redevance elle-même à régler. La FMO élimine les délais que peut causer le calcul de la redevance pour chaque état ou province. Le montant apparait automatiquement sur une ligne séparée dans vos tableaux de ventilation On aimerait même vous éliminer la taxe. On peut toujours rêver!

De plus, grâce à la FMO, vous êtes en mesure de calculer les émissions de gaz à effet de serre de chacun de vos engins, ce qui vous permet de gérer et de réduire votre empreinte carbone.

Différentes applications logicielles apparaissent sur le marché, mais aucune d’entre elles n’est aussi efficace, intuitive ou facile à utiliser que la FMO de 4Refuel. Je m’en porte garant!

Jack Lee, président/ directeur général
4Refuel